如何群發(fā)郵件給公司

  

  

如何群發(fā)郵件給公司?電子郵件由收件人(抄送/秘送)+主題+郵件正文+附件+發(fā)件人落款組成。


如何群發(fā)郵件給公司


收件人/抄送，職場新人最容易犯的錯(cuò)誤是：


1、將一大堆與郵件所涉事宜毫不相干的人放入收件人當(dāng)中，制造大量的垃圾郵件,給大家工作造成騷擾;


就曾見過有同事只要開涉及跨部門溝通的會(huì)，除與會(huì)者外，還發(fā)送給公司所有領(lǐng)導(dǎo)，與會(huì)者回復(fù)時(shí)選擇回復(fù)全部，一下子郵箱就多了十幾封郵件;最后領(lǐng)導(dǎo)不堪其擾，群發(fā)郵件給全公司，要求郵件禁止發(fā)送無關(guān)人員。


2、將必須對(duì)郵件內(nèi)容做出響應(yīng)的人放在抄送列表，被別人忽略而對(duì)工作造成負(fù)面影響。


3、公司內(nèi)部溝通時(shí)，將公司外人員加入抄送列表


比如和公司同事溝通項(xiàng)目進(jìn)展時(shí)，覺得此信息應(yīng)該同步給合作方，就在抄送列表中加入了公司外人員。也許你的郵件內(nèi)容本身沒有問題，但誰能保證其他人回復(fù)郵的內(nèi)容適合讓外部人知曉呢?對(duì)外溝通時(shí)，必須保證信息接口的唯一性，杜絕將公司內(nèi)部交流與外部溝通混為一體的情況。


正確的應(yīng)該是：


不論是收件人還是抄送人，都是與所涉事宜相關(guān)的人。收件人選擇直接當(dāng)事人，即需要對(duì)郵件內(nèi)容必須知曉或作出響應(yīng)，而抄送人則是只是讓其知曉，不需要對(duì)方做出響應(yīng)，即使郵件被對(duì)方忽略不會(huì)有任何影響。


在郵件內(nèi)容涉及重要事項(xiàng)時(shí)，你認(rèn)為有必要需要讓你的直接上級(jí)知曉時(shí)，可抄送給直接上級(jí)。除非是更高一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)有參與或有直接上級(jí)授權(quán)，否則忌諱越級(jí)發(fā)送。

  
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